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【主催者Ver】質の高い会議にする方法

投稿日:

ありがとうございます。 Mr.さかんです。
今日は、主催者の目線から、質の高い会議にする方法をお伝えします。

【もくじ】
✔︎質の高い会議にする方法
✔︎事前に準備しておくべき3つのこと

 

✔︎質の高い会議にする方法

事前準備」で全てがきまります。

事前とは、最低1週間前のことをいいます。

それまでに事前準備をしておけば、質の高い会議になる可能性は高くなります。
逆に1週間前までに事前準備ができないのであれば、その会議は延期する方が良いかもしれません。

✔︎事前に準備しておくべき3つのこと

それでは、事前準備で何をしておけば良いのでしょうか?

【3つの準備】
・Agenda作成する
・事前に資料を送付する
・質問があれば前日までににもらっておく

 

・Agendaを作成する

当日やることを決めることではありません。
議題ごとに、当日の「目的とゴール」を設定することです。

目的とゴールのない会議(議題)は、ただの伝達事項にすぎません。

伝達事項であれば、メールで送れば終わりでしょう。
もし直接伝えたいのであれば、5-10分程度のミーティングでいいのかもしれません。

・事前に資料を送付する

これ結構難しいです。

しかし絶対資料は事前に配布するべきです。
できれば1週間前に。

たまに前日に配布する人がいますが、これは間違っています。
相手のことを全く考えてない人です。

突然前日に資料を送ってこられても、あなたはその資料、読む時間ありますか?

・質問があれば前日までにもらっておく

会議で一番もったいない時間。

それは、「何か質問ありませんか?

挙げ句の果てには、「〇〇さん、何か質問ありませんか?」と当てる人。

これはやってはいけません。
もし、事前に質問を集めなかった場合や、
もし、事前に資料を配布できなかった場合は会議終了後、メールで質問を集めましょう。

質問が集まったところで、メールで回答すればOKです。

まとめ

今日は、主催者側の立場から、
質の高い会議をする方法についてお伝えしました。

主催者には、質の高い会議をする義務があります。
それは、召集した皆の時間を拘束しているからです。

今日もお読みいただき、ありがとうございました。

-仕事

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