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【開催時間別】質の高い会議にするヒント

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ありがとうございます。Mr.さかんです。
昨日まで場面別、実施者別の質の高い会議を実施する方法をお伝えしました。

ただ、一口に会議といっても、開催目的によって設定時間はまちまちです。

今日は、「開催時間」にフォーカスを当ててお伝えしていきます。

【開催時間】
✔︎適切な開催時間について
✔︎開催時間別、質の高い会議にするヒント

 

✔︎適切な開催時間について

ここで一つ質問です。
あなたは会議時間をどのように決めてきますか?

ざっくりと言うと、人は2つのことを考えて会議時間を設定しています。

・伝達量で決めている
・目的別に決めている

 

結論、「目的別」で会議時間を設定することをお勧めします。

 

【伝達/連絡の場合】

→YouTube型(YouTubeのように一方的に話すことをイメージ)
(形式)OneWay
(時間)最大30分まで
(主体)主催者:参加者=9:1

 

【検討事項がある場合】

→TV型(トークバラエティ番組をイメージ)
(形式)ディスカッション
(時間)最大1時間まで
(主体)主催者:参加者=5:5

 

【ロールプレイなど参加型の場合】

→映画型(参加者を飽きさせない工夫)
(形式)参加型、特に研修など
(時間)最大2時間まで
(主体)主催者:参加者=3:7

 

伝達量で決める場合は、以下のことが考えられます。
メリット:伝えることを全て伝えることができる時間を確保できる
デメリット:会議時間が長くなりがち。そうすると集中力を保てない。

 

究極伝達することは、文書や資料の事前配布で解決できますので、
対面やオンラインで「相手の時間を拘束してまでやることなのか?」については常に自問自答しましょう。

 

✔︎開催時間別、質の高い会議にするヒント

 

【30分会議】
主催者一方的な会議となりますので、短ければ短いほど良いです。

伝達が目的なら、事前に資料を送付しておけば時間の短縮になり理解が深まります。
特にQ&Aの時間を確保することが良いでしょう。

 

【1時間会議】
1時間のTV番組を参考に、「15分1コマ」、「1時間4分割」で考えましょう。

人間の集中力なんてそんなものです。

議題が2つなら30分、4つなら1時間が目安です。
そして必ずディスカッションのように双方向性を担保してください。

相手の意識がなくなる前に、声をかけましょう・・・。

 

【2時間会議】
基本2時間会議はやってはいけません。
やっていいのは研修など、参加者が主体となる会議だけです。

映画だってずっと緊張感がある場面ではありません。
笑いあり、涙あり、スリリングな場面あり。
あなたの会議はどうですか?

 

まとめ

今日は、開催時間別、会議の質を高くする方法についてお伝えしました。
・主催者、参加者
・対面、オンライン
・開催時間

会議を工夫するだけで、仕事の効率はあがり、成果につながります。

オンライン会議が多くなっている今こそ、会議を再検討してみてはいかがでしょうか。

今日もお読みいただきありがとうございました。

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