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メール処理に大事な時間を使うな!

投稿日:2020年6月24日 更新日:

ありがとうございます。Mr.さかんです。

「メール処理に大事な時間を使うな!」というテーマでお伝えします。
毎日膨大なメール処理は、今や大切な仕事の邪魔をしていると言っても過言ではありません。

今日はそんなメールとの向き合い方について整理していきます。

【もくじ】
✔︎メール処理の時間帯を決める
✔︎メール処理は決断力を鍛える
✔︎メール処理でインバスケット能力を磨く

✔︎メール処理の時間帯

1日2回
・朝の最優先事項が終わったあと
・眠くなったらコーヒーと共に

それ以外の時間帯は、アウトルックを閉じる

一番最悪なのはだらだらとメールをチェックして大切な時間を浪費することです。
ネットサーフィンと同じですね。

メールはあなたの大切な時間を奪うモンスターと心得ましょう。

 

✔︎メール処理の方法

方法は1つ
・絶対後回しにしないことです

1つのメール2ー3秒で判断しましょう。

「不要(スルー)」
「今回答(返信)」
「後でじっくり検討(フラグ)」

感覚で言うと、返信が必要なメールが10%、後でじっくり検討メールが1%。
残りの89%はスルーしてもOKなメールです。

大切なのは、10%の返信が必要なメールをその場でやることです。
このメールを後回しにしてはいけません。

たとえば、以下のようなメールです。

・出欠確認メール
・アイデア募集のメール
・期限付きのメール

このようなメールはその場でメールを返信です。

回答の質を気にする人もいますが、
経験上、ファーストインプレッョンを上回る回答や提案はあまり相手にインパクトを与えるものはないかと。

逆に回答が遅い割に、普通の意見しか言わない人よりは、良い印象を与えることは言えるでしょう。

普通の回答でも早ければ、あいつは仕事早いな!となりますから。

その場で処理が鉄則。あとで考えよう、明日やろうはダメです。

絶対に忘れますし、明日は明日の大事な案件があります。

 

✔︎メール処理でインバスケット能力を磨く

インバスケットの基本知識
インバスケットとは、まだ決裁がされていない書類が入った「未処理箱」を意味します。
未開封のメールが溜まった受信箱をイメージすると分かりやすいでしょう。
制限された時間内に主人公の立場になりきり、お客様からのクレームや部下からの相談など、どの職場でも起こりうるような案件を、的確に、かつ迅速に、精度高く処理を行うことができるのかを測るシミュレーション演習です。

インバスケット・トレーニング情報サイト インバスより引用

これやっておくと昇格試験の際にも役に立ちますよ!

・優先順位を決める(今やる、あとでやる)
・仕分けをする(自分がやる、同僚にまかせる、中止する)
・決断のスピード
・適切な指摘、提案

ビジネスの世界では、正解はありません。
ただ決断の場面はめちゃくちゃ多いです。
どちらの選択肢を選ぶのか、自分なりの根拠をもって、早く選び行動することが成果につながる近道となります。

まとめ

「メール処理に大事な時間を使うな!」というテーマでお仕えしてきました。

ビジネスの世界では、正解はありません。
ただ決断の場面はめちゃくちゃ多いです。
どちらの選択肢を選ぶのか、自分なりの根拠をもって、早く選び行動することが成果につながる近道となります。

メール処理で自分の最も大切な仕事の時間を奪われないよう、対策をしていきましょう。
今日もお読みいただき、ありがとうございました。

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